建筑企业合同管理 |
| 发布时间：2012-04-05 浏览次数：4550 |
一、案例介绍 2007年底，A公司某项目部与刘某签订了供货合同。2010年A公司某项目部与刘某对账结算，至此该合同履行完毕。但2011年底，B厂诉至法院，要求A公司支付其剩余货款。在庭审中，B厂出示了一份的购销合同以及一张银行转帐单，该合同的需方上盖有A公司某项目部印章，并有刘某的签字。而银行转帐单上，付款人是A公司，收款人则是B公司。B厂诉称：刘某为A公司某项目部的代理人，与其签订了购销合同，并且加盖了项目部印章，因此应当支付剩余货款。 二、案例启示 经A公司的委托，我们进行案情调查时发现，A公司的合同管理非常混乱：用项目部章对外签署合同，并实际履行；签订合同时，将盖完章的合同全部交由对方带回签章，事后也不要求对方交回合同；合同履行发生变更，既不变更合同，也无签证；合同原件遗失等等。 这种合同管理混乱的现象，可以说是建筑企业内部的常见现象了。建筑工程项目的合同多、金额高，而企业对合同管理又不重视，是建筑企业陷于“诉累”的主要原因之一。 那么，如何通过合同管理规避风险，提高企业的经济效益？我们根据多年从事建筑房地产法律服务的经验并结合本案例，总结出以下几点： 1、明确项目部印章的授权，严格按照授权范围，使用印章。 企业经营离不开印章，建筑企业由于项目众多、分散，为了方便经验，项目印章便得到了广泛运用。本案例，就是典型的超越授权范围对外签署合同造成的纠纷。 建筑企业在设置项目部印章时，应当明确不同印章的不同使用范围，并严格执行。这样，即使在建筑企业无权以内部规定对抗第三人，仍需承担民事责任的情况下，可以再向违规使用印章的工作人员追究民事责任，严重的甚至可以追求其刑事责任。 2、当双方不能同时签字、盖章时，应当双方各带回签字、盖章后再交换签字、盖章的。合同是多页的，应当加盖骑缝章。签约后，一定要保留一份原件，以防对方修改。 本案，在我们审查B厂提交的证据时，发现B厂提供的购销合同的需方一栏上，除了有A公司某项目部章还有刘某的签字。而据A公司介绍刘某应该为供货商。在我们要求A公司提供由其保存的购销合同原件时，A公司才得知，当初签字时，A公司某项目部将两份盖过章的合同全交给刘某带回签字、盖章，而刘某事后也未将合同送回。随后，刘某将自己名字也签在了需方一栏，又用该购销合同与B厂签约。因此，才出现这种A公司完全不知B厂为供方的情况。 3、及时签订补充协议。 由于建筑工程项目往往存在工程量变更等情况，合同工程量与最后完成的工程量相差很大，这有必要就变更内容签订补充合同。但在具体实施中，往往忽视这个问题，不签订或不及时签订补充合同。 例如，在本案中，A公司某项目部与刘某在2007年就签定了供货合同，2008年的购销合同其实应该是2007年的供货合同的补充协议。但，A公司某项目部与刘某是作为一个新合同来签订的。这就造成了供货、结算的混乱。 4、合同履行情况跟踪。 合同签订后，合同相关管理部门、项目部应该跟踪合同履行情况，及时发现问题、合理纠偏。 还是以本案为例，从A公司与刘某的结算清单，以及刘某签的货款收条来看。在整个供货过程中，竟然没有一张刘某签发的供货单。而刘某在写的货款收条，有时指收到现金，有时除了现金还包含银行转帐，甚至有时是向A公司某项目部借款，非常混乱，无法分清。最关键的是，收条上未写清是其收到的是哪批货物的货款。给还原案件真实情况造成了很大困扰，使得A公司在诉讼中处于被动地位。如果，A公司对合同履行情况进行定期跟踪，就能提前发现问题，及时纠偏。 5、合同档案管理。 （1）推行各种类型的合同范本。 具有全面、准确、严谨、操作性强的特点的合同才是好的合同。建筑企业在长期的实践中，可根据自身实际情况，编制如工程分包合同、设备租赁合同、建筑工程项目承包合同等。并且，在整个企业中推行。 （2）建立企业的合同管理体系。 合同正本原件在办理完相关手续后报送公司财务管理部门，合同副本原件留在公司合同管理部门。与合同有关的补充协议、会议既要、签证等企业经济活动的原始资料，应该定期、分类做好台帐，由各有关部门及时收集、整理、归档、并定期检查。 组建专门的合同档案部门，专门负责合同以及与合同有关的文件的归档。复印、出借合同必须事先征得合同档案部门同意，并统一登记受控。所有合同发放均应做好发放记录。 |